Wie erstelle ich eine Reisekostenabrechnung?

Begriff der Reisekostenabrechnung

In der Reisekostenabrechnung enthalten sind alle Kosten, die dem Unternehmer / Arbeitnehmer für Geschäftsreisen entstanden sind. Zu Reisekosten gehören Fahrtkosten (auch Kosten für Flüge, Bahnfahrten o.ä.), Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reise­neben­kosten. Ein anderer Begriff für die Reisekostenabrechnung ist die Spesenabrechnung.

Hauptmerkmale einer Reisekostenabrechnung

Reisekosten werden auf Basis der gesetzlichen „Reisekostenpauschale“, d.h. der Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwand, Übernach­tungskosten und Fahrtkosten oder auf Basis von Rechnungen und Belegen ermittelt. Pauschalen für die Übernach­tungskosten werden jedoch nur bei Arbeitnehmern anerkannt. Selbständige müssen ihre Aufwendungen hierfür durch Rechnungen nachweisen. Bei den Fahrtkosten sind je nach genutztem Fahrzeug Mischformen möglich. Für Teilstrecken mit dem eigenen PKW werden Fahrtkosten auf Basis der Kilometerpauschale ermittelt, für die Abrechnung der verbleibenden Fahrtkosten werden vorliegende Belege (Fahrscheine, Flugtickets etc.) herangezogen.

Welche Bestandteile muss die Reisekostenabrechnung aufweisen?

  • Angaben über den Geschäftsreisenden (Name) und Anlass der Reise
  • Angaben über Reisedauer (man gibt den Zeitpunkt der Abfahrt vom- und der Ankunft am privaten Wohnort an.)
  • Angabe der Fahrtkosten (Belege oder Kilometerpauschale)
  • Angabe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand
  • Angabe der Übernachtungspauschale (abzüglich Frühstück) bzw. Übernachtungskosten lt. Rechnung
  • Angabe der Sachbezugswerte
  • Bewirtungsbelege
  • Reisenebenkosten (Belege)

Ziel der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist für Unternehmen ein effektives Instrument zur Erfassung der getätigten Betriebsausgaben. Es ist wichtig, dass alle Kosten erfasst werden, die dem Mitarbeiter / Unternehmer entstanden sind und die, die das Unternehmen direkt über die Pauschalen oder Belege trägt. Die aktuellen Lohnsteuerrichtlinien sind in jedem Fall zu beachten, denn diese regeln, welche Kosten dem Unternehmer / Mitarbeiter steuerfrei erstattet werden können. Generell gilt: wird dem Mitarbeiter ein höherer Betrag als der zulässige erstattet, muss der Mitarbeiter die Differenz dem zu versteuernden Lohn zurechnen.
Ein Muster für eine Reisekostenabrechnung finden Sie im Downloadbereich

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