Wie lange muss ich meine Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus den §§ 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und 147 Abgabenordnung (AO). Hierbei wird zwischen Fristen von 6 und 10 Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisa­tions­­­unterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren.

Was im Einzelnen 6 oder 10 Jahre aufzubewahren ist finden Sie als PDF-Datei in unserem Downloadbereich unter „ABC der Aufbewahrungs­fristen“.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für welche Anlässe?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. Die Aufbewahrungsfrist endet i.d.R. mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.

Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, falls sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind. Eine Erleichterung ist gemäß § 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungs­bilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse auch zur Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, soweit dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.

Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und in lesbarer Größe möglich sein.

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